Kai darbovietę pasiekia liūdna žinia: ką privalo padaryti darbdavys?

• kada pasibaigia darbuotojo darbo sutartis;
• kada pateikti 2-SD pranešimą „Sodrai“;
• kokias sumas būtina apskaičiuoti;
• kaip jos apmokestinamos;
• kam galima išmokėti mirusiam darbuotojui priklausančius pinigus;
• ar šeimai skiriama pašalpa apmokestinama;
• kokių dokumentų reikia;
• ką darbdavys privalo suteikti, kai miršta darbuotojo šeimos narys.

Svarbiausia taisyklė !!!

Mirusiam darbuotojui priklausantis darbo užmokestis ir darbdavio skiriama materialinė pašalpa yra dvi skirtingos išmokos.

Darbo užmokestis yra darbuotojo iki mirties uždirbtos pajamos. Materialinė pašalpa yra atskiras darbdavio sprendimas padėti šeimai. Šioms išmokoms taikomos skirtingos apskaičiavimo, apmokestinimo, išmokėjimo ir įforminimo taisyklės.

Trumpai: ką turi padaryti darbdavys?

Gavęs patikimą informaciją apie darbuotojo mirtį, darbdavys turi:

1. patikrinti darbuotojo mirties faktą;
2. konstatuoti darbo sutarties pasibaigimą darbuotojo mirties dieną;
3. pateikti „Sodrai“ 2-SD pranešimą;
4. apskaičiuoti darbuotojo darbo užmokestį ir kitas priklausančias sumas;
5. apskaičiuoti kompensaciją už nepanaudotas kasmetines atostogas;
6. apskaičiuoti darbo pajamoms taikomus mokesčius;
7. patikrinti, kas turi teisę gauti mirusiajam priklausančias sumas;
8. įvertinti, ar įmonės dokumentuose numatyta materialinė pašalpa;
9. priimti atskirą sprendimą dėl papildomos pašalpos šeimai;
10. darbo užmokestį ir pašalpą apskaityti bei išmokėti atskirai.

1. Darbo sutartis pasibaigia darbuotojui mirus

Darbuotojui mirus, darbo sutartis pasibaigia. Darbuotojo ar jo šeimos narių prašymo nutraukti darbo sutartį nereikia.

Tai nėra darbuotojo atleidimas jo paties noru, darbdavio iniciatyva ar šalių susitarimu. Darbdavys vidaus dokumentu konstatuoja darbo sutarties pasibaigimą darbuotojui mirus.

Galima vartoti tokią formuluotę:

Konstatuoju, kad darbo sutartis su darbuotoju pasibaigė darbuotojui mirus. Darbo sutarties pasibaigimo data yra darbuotojo mirties diena.

Darbo sutarties pasibaigimo data yra darbuotojo mirties diena, o ne diena, kurią darbdavys gavo mirties faktą patvirtinančius duomenis arba parengė sprendimą.

2. „Sodrai“ pateikiamas 2-SD pranešimas

Pasibaigus darbo santykiams, darbdavys turi pateikti „Sodrai“ 2-SD pranešimą apie apdraustojo valstybinio socialinio draudimo pabaigą.

Socialinio draudimo pabaigos data turi sutapti su darbuotojo mirties diena.

2-SD pranešime nurodomi aktualioje formoje reikalaujami duomenys:

• socialinio draudimo pabaigos data;
• pranešimo pateikimo priežastis;
• darbuotojui apskaičiuotos draudžiamosios pajamos;
• nuo jų apskaičiuotos socialinio draudimo įmokos.

Pranešimas pateikiamas per „Sodros“ taisyklėse nustatytą terminą. Pildant formą priežasties kodą, jo patikslinimą ir kitus rekvizitus reikia pasirinkti pagal tuo metu EDAS sistemoje galiojančią 2-SD formą bei klasifikatorių.

3. Kokias sumas privalo apskaičiuoti darbdavys?

Darbuotojo mirtis nepanaikina jo iki mirties įgytos teisės į darbo užmokestį ir kitas su darbo santykiais susijusias išmokas.

Darbdavys turi apskaičiuoti:

• darbo užmokestį už faktiškai dirbtą laiką;
• priedus ir priemokas, jeigu darbuotojas buvo įgijęs teisę juos gauti;
• apmokėjimą už viršvalandinį ar naktinį darbą;
• apmokėjimą už darbą poilsio arba švenčių dienomis;
• kompensaciją už nepanaudotas kasmetines atostogas;
• kitas pagal darbo sutartį, darbo apmokėjimo sistemą, kolektyvinę sutartį ar įmonės dokumentus priklausančias sumas.

Jeigu darbuotojui buvo numatyta premija, būtina patikrinti jos skyrimo sąlygas. Jeigu darbuotojas iki mirties jau buvo įgijęs teisę į premiją, ji įtraukiama į galutinį apskaičiavimą. Jeigu premijos skyrimas priklausė nuo vėlesnio darbdavio sprendimo ar neįvykdytų sąlygų, situacija vertinama pagal įmonės darbo apmokėjimo sistemą.

Kompensacija už nepanaudotas atostogas

Darbdavys turi nustatyti darbuotojo iki darbo sutarties pasibaigimo dienos sukauptų ir nepanaudotų kasmetinių atostogų likutį.

Skaičiuojant kompensaciją patikrinama:

• darbuotojo darbo pradžios data;
• kasmetinėms atostogoms suteikiantis darbo stažas;
• jau panaudotos atostogos;
• į atostogų stažą neįskaitomi laikotarpiai;
• papildomų ar pailgintų atostogų likutis;
• darbuotojo vidutinis darbo užmokestis.

Kompensacija už nepanaudotas atostogas yra su darbo santykiais susijusi išmoka. Ji nėra materialinė pašalpa šeimai.

4. Kam išmokėti mirusiam darbuotojui priklausančias sumas?

Tai sudėtingiausia ir didžiausią teisinę riziką kelianti situacijos dalis.

Darbdavys privalo apskaičiuoti mirusiam darbuotojui priklausiusias sumas, tačiau prieš jas išmokėdamas turi įsitikinti, kad pinigus gaunantis asmuo turi teisę juos gauti.

Vien faktas, kad į darbdavį kreipėsi darbuotojo sutuoktinis, dar nereiškia, kad jam visais atvejais galima išmokėti visas mirusiajam priklausiusias sumas.

Darbdavys paprastai nežino:

• ar mirusysis buvo sudaręs testamentą;
• ar yra vaikų arba kitų įpėdinių;
• ar turtas bus paveldimas pagal įstatymą, ar pagal testamentą;
• ar visi įpėdiniai priims palikimą;
• ar tarp įpėdinių nėra ginčo;
• ar jau pradėta paveldėjimo byla;
• kokia palikimo dalis atiteks kiekvienam įpėdiniui.

Todėl darbdavys neturėtų:

• pats nustatyti įpėdinių;
• savo nuožiūra dalyti darbuotojo pinigų šeimos nariams;
• visos sumos išmokėti vien sutuoktiniui tik pagal jo prašymą;
• laikyti laidojimo organizavimo savaime pakankamu pagrindu gauti visas mirusiajam priklausiusias sumas.

Prieš atliekant mokėjimą rekomenduojama gauti:

1. rašytinį besikreipiančio asmens prašymą;
2. darbuotojo mirties faktą patvirtinančius duomenis;
3. pareiškėjo tapatybę patvirtinančius duomenis;
4. ryšį su mirusiuoju patvirtinančius dokumentus;
5. paveldėjimo teisės liudijimą arba kitą teisę gauti konkrečias sumas patvirtinantį dokumentą;
6. gavėjo banko sąskaitos duomenis.

Jeigu kreipiasi keli asmenys, pateikiami prieštaringi prašymai, nėra teisę į sumas patvirtinančių dokumentų arba darbdaviui kyla pagrįstų abejonių, pinigų nereikėtų išmokėti vienam iš pareiškėjų.

Tokiu atveju reikėtų prašyti notaro išduoto paveldėjimo teisės liudijimo arba kito dokumento, aiškiai patvirtinančio teisę gauti konkrečias sumas.

Taip pat nėra pagrindo nustatyti bendros taisyklės, kad atlyginimas visais atvejais turi būti pervedamas į mirusiojo banko sąskaitą. Mokėjimo būdas parenkamas pagal konkrečias aplinkybes ir teisę gauti pinigus patvirtinančius dokumentus.

Svarbu nepainioti galiojančios tvarkos su senojo Darbo kodekso nuostatomis. Internete vis dar galima rasti taisyklę, pagal kurią mirusio darbuotojo darbo užmokestis buvo mokamas šeimos nariams ar jį laidojusiems asmenims pateikus mirties dokumentą. Tai buvo nebegaliojančio Darbo kodekso nuostata.

5. Kaip apmokestinamas mirusio darbuotojo darbo užmokestis?

Iki mirties uždirbtas darbo užmokestis, kompensacija už nepanaudotas atostogas ir kitos su darbo santykiais susijusios sumos išlieka darbo pajamomis.

Šios sumos netampa neapmokestinama materialine pašalpa vien todėl, kad išmokamos po darbuotojo mirties.

Darbdavys apskaičiuoja darbo pajamoms taikomus mokesčius ir įmokas. Darbo pajamos apskaitomos bei deklaruojamos mirusio darbuotojo vardu, naudojant jo asmens kodą.

Apskaičiavus taikomus mokesčius, likusi suma išmokama asmeniui, kurio teisė ją gauti yra tinkamai pagrįsta.

6. Ar darbdavys privalo skirti pašalpą šeimai?

Galutinis atsiskaitymas ir papildoma materialinė pašalpa šeimai yra skirtingos išmokos.

Darbdavys privalo apskaičiuoti darbuotojui priklausiusį darbo užmokestį bei kitas darbo išmokas. Tačiau privataus sektoriaus darbdavys neprivalo skirti papildomos pašalpos vien todėl, kad darbuotojas mirė.

Pareiga skirti pašalpą gali atsirasti, jeigu ji numatyta:

• kolektyvinėje sutartyje;
• darbo apmokėjimo sistemoje;
• darbo sutartyje;
• socialinių garantijų tvarkoje;
• kitame įmonės vidaus dokumente.

Jeigu įmonės dokumentuose nustatytos pašalpos skyrimo sąlygos, dydžiai ir dokumentų pateikimo tvarka, darbdavys turi laikytis savo patvirtintų taisyklių.

Jeigu tokios pareigos nėra, privataus sektoriaus darbdavys gali skirti pašalpą individualiu vadovo sprendimu, tačiau neprivalo to daryti.

Pavyzdžiui, darbdavys gali nuspręsti mirusio darbuotojo sutuoktiniui skirti 1 000 Eur vienkartinę materialinę pašalpą.

7. Ar 1 000 Eur pašalpa apmokestinama?

Darbdavio pašalpa, skiriama mirus darbuotojui, gali būti neapmokestinama, kai ji išmokama:

• mirusio darbuotojo sutuoktiniui;
• vaikams ar įvaikiams;
• tėvams ar įtėviams.

Neapmokestinimas nėra siejamas būtent su 1 000 Eur riba. Vertinama:

• kas išmoką moka;
• dėl kokios aplinkybės ji skiriama;
• kas yra išmokos gavėjas;
• ar išmoka yra materialinė pašalpa, o ne atlygis už darbą;
• ar išmokos paskirtis tinkamai įforminta.

VMI nurodytas sąlygas atitinkanti pašalpa yra neapmokestinama gyventojų pajamų mokesčiu ir nedeklaruojama.

Jeigu pinigai išmokami broliui, seseriai, sugyventiniui, seneliui, kitam giminaičiui ar laidotuves organizavusiam asmeniui, išmokos negalima automatiškai laikyti neapmokestinama. Tokiu atveju jos apmokestinimą būtina įvertinti atskirai.

8. Kaip įforminti materialinę pašalpą?

Rekomenduojama turėti:

1. pašalpos gavėjo prašymą;
2. darbuotojo mirties faktą patvirtinančius duomenis;
3. ryšį su mirusiuoju patvirtinančius dokumentus;
4. įmonės vidaus tvarką, jeigu joje numatytos tokios pašalpos;
5. vadovo sprendimą arba įsakymą;
6. mokėjimo dokumentą, kuriame aiškiai nurodyta išmokos paskirtis.

Vadovo sprendime galima įrašyti:

Atsižvelgiant į darbuotojo mirties faktą ir jo sutuoktinės pateiktą prašymą, skirti mirusio darbuotojo sutuoktinei 1 000 Eur vienkartinę materialinę pašalpą.

Mokėjimo paskirtyje galima nurodyti:

Vienkartinė materialinė pašalpa mirus darbuotojui pagal 2026 m. ______ d. vadovo įsakymą Nr. ____.

Darbo užmokestis ir materialinė pašalpa turi būti apskaičiuoti, apskaityti ir išmokėti atskirai.

9. Kaip pašalpą vertinti apskaičiuojant pelno mokestį?

Tai, kad pašalpa neapmokestinama GPM, savaime nereiškia, kad įmonės patirtos sąnaudos visais atvejais yra leidžiami atskaitymai.

Pelno mokesčio tikslais reikia įvertinti:

• pašalpos gavėją;
• išmokos teisinį pagrindą;
• ar pareiga mokėti pašalpą nustatyta įmonės dokumentuose;
• ar išmoka yra bendros darbuotojams taikomos socialinių garantijų sistemos dalis;
• išmoką pagrindžiančius dokumentus;
• Pelno mokesčio įstatyme nustatytas sąnaudų pripažinimo sąlygas.

Pašalpos negalima automatiškai priskirti nei leidžiamiems, nei neleidžiamiems atskaitymams vien pagal jos pavadinimą.

10. Ką daryti, jeigu miršta darbuotojo šeimos narys?

Jeigu miršta ne pats darbuotojas, o jo šeimos narys, darbo sutartis nesibaigia. Tačiau darbuotojui taikoma atskira Darbo kodekso garantija.

Darbuotojui pateikus prašymą, darbdavys privalo suteikti iki 5 kalendorinių dienų nemokamų atostogų, kad darbuotojas galėtų dalyvauti mirusio šeimos nario laidotuvėse.

Svarbu:

• suteikiamos kalendorinės, o ne darbo dienos;
• atostogos suteikiamos darbuotojo prašymu;
• darbuotojas gali prašyti trumpesnio laikotarpio;
• pagal bendrą taisyklę šios atostogos yra nemokamos;
• materialinė pašalpa ir nemokamos atostogos yra atskiros garantijos.

Darbdavys vidaus dokumentuose gali nustatyti palankesnes sąlygas:

• suteikti mokamas laisvas dienas;
• skirti vienkartinę materialinę pašalpą;
• kompensuoti dalį laidojimo išlaidų.

11. Dažniausios darbdavių ir buhalterių klaidos

Darbuotojas „atleidžiamas“ netinkamu pagrindu

Darbdavys turi konstatuoti darbo sutarties pasibaigimą darbuotojui mirus.

Nurodoma neteisinga data

Darbo sutarties pasibaigimo data yra darbuotojo mirties diena.

Pavėluojama pateikti 2-SD

Gavus mirties faktą patvirtinančius duomenis, 2-SD pateikimo nereikėtų atidėlioti.

Atlyginimas laikomas pašalpa

Darbo užmokestis ir atostogų kompensacija išlieka darbo pajamomis.

Visa suma išmokama sutuoktiniui vien pagal prašymą

Prieš išmokant pinigus turi būti patikrinta asmens teisė juos gauti.

Automatiškai mokama į mirusiojo sąskaitą

Negalima nustatyti bendros taisyklės, kad toks mokėjimas visada tinkamas.

Atlyginimas ir pašalpa sumokami vienu pavedimu

Šios išmokos turi būti apskaitytos ir išmokėtos atskirai.

Pašalpa išmokama be vadovo sprendimo

Dokumente turi būti nurodytas gavėjas, suma, skyrimo priežastis ir pagrindas.

Supainiojamos kalendorinės ir darbo dienos

Laidotuvėms suteikiama iki 5 kalendorinių dienų nemokamų atostogų.

GPM lengvata supainiojama su leidžiamais atskaitymais

Tai du skirtingi mokestiniai klausimai.

Praktinis pavyzdys

Mirė įmonės darbuotojas. Sutuoktinė paprašė išmokėti vyrui priklausiusį darbo užmokestį, atostogų kompensaciją ir skirti šeimai 1 000 Eur pašalpą.

Darbdavys:

1. patikrina darbuotojo mirties faktą;
2. konstatuoja darbo sutarties pasibaigimą mirties dieną;
3. pateikia 2-SD pranešimą;
4. apskaičiuoja darbo užmokestį;
5. apskaičiuoja atostogų kompensaciją;
6. apskaičiuoja taikomus mokesčius;
7. patikrina, kas turi teisę gauti mirusiajam priklausančias sumas;
8. neišmoka visos sumos vien sutuoktinei, jeigu dokumentų nepakanka;
9. patikrina įmonės vidaus dokumentus dėl pašalpos;
10. atskiru sprendimu skiria sutuoktinei 1 000 Eur pašalpą;
11. darbo užmokestį ir pašalpą apskaito bei moka atskirai;
12. atskirai įvertina pašalpos pripažinimą leidžiamais atskaitymais.

Kontrolinis sąrašas darbdaviui

• Patikrintas darbuotojo mirties faktas.
• Nurodyta teisinga darbo sutarties pasibaigimo data.
• Darbo sutarties pasibaigimas įformintas.
• Pateiktas 2-SD pranešimas.
• Apskaičiuotas darbo užmokestis.
• Apskaičiuota atostogų kompensacija.
• Patikrintos premijos, priedai ir kitos išmokos.
• Apskaičiuoti mokesčiai.
• Patikrinta gavėjo teisė gauti mirusiajam priklausančias sumas.
• Patikrinti įmonės dokumentai dėl pašalpos.
• Priimtas atskiras vadovo sprendimas.
• Darbo užmokestis ir pašalpa apskaityti atskirai.
• Įvertintas pelno mokestis.

Svarbiausia nepainioti išmokų

Aiškūs darbdavio veiksmai padeda išvengti papildomų rūpesčių jau ir taip sudėtingu metu.

Svarbu prisiminti:

1. darbo sutartis pasibaigia darbuotojo mirties dieną;
2. „Sodrai“ pateikiamas 2-SD pranešimas;
3. darbo užmokestis ir atostogų kompensacija lieka darbo pajamomis;
4. darbdavys neturėtų pats spręsti paveldėjimo klausimų;
5. papildoma pašalpa šeimai yra atskira išmoka;
6. darbo užmokestis ir pašalpa apskaitomi bei mokami atskirai;
7. mirus darbuotojo šeimos nariui darbuotojo prašymu suteikiama iki 5 kalendorinių dienų nemokamų atostogų laidotuvėms.

Kartais profesionali apskaita reiškia ne tik teisingai apskaičiuotus mokesčius. Ji reiškia ir gebėjimą ramiai, atsakingai bei žmogiškai padėti tada, kai šeimai labiausiai reikia aiškumo.

Reikia pagalbos?

Kiekviena darbuotojo mirties situacija turi individualių aplinkybių. Skiriasi darbuotojui priklausančios išmokos, pateikiami dokumentai, pašalpos gavėjai ir mokestinis vertinimas.

„Sakurų Sodas“ gali padėti:

• apskaičiuoti galutinį atsiskaitymą;
• patikrinti darbuotojui priklausančias išmokas;
• parengti darbdavio vidaus dokumentus;
• įvertinti materialinės pašalpos apmokestinimą;
• patikrinti apskaitos ir pelno mokesčio rizikas;
• sudaryti aiškų darbdavio veiksmų planą.

Kyla klausimų? Kreipkitės į „Sakurų Sodą“. Padėsime situaciją išspręsti profesionaliai, pagarbiai ir teisiškai pagrįstai.